Polityka Prywatności LeadYa – integracje z kontami zewnętrznymi

Obowiązuje od: 22.10.2026. Dokument stanowi integralną część Polityki Prywatności LeadYa (Załącznik nr 3 do Regulaminu) i ma zastosowanie do Serwisu LeadYa (leadya.ai, leadya.app, leadya.pro) oraz do modułu Calendar LeadYa dostępnego pod adresem calendar.ovh (środowisko testowe: calendar.hotfix.turbot.pro).

§1 Administrator i kontakt

1. Administratorem danych osobowych jest TURBOT SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą we Wrocławiu (ul. Świętego Wincentego 25B, 50-252 Wrocław), KRS: 0001007368, NIP: 8952250346, REGON: 523893148 („LeadYa”, „Usługodawca”).

2. W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się pod adresem support@leadya.app (w tytule wiadomości: „RODO”) lub pisemnie na adres siedziby.

§2 Zakres zastosowania

1. Niniejsza część Polityki Prywatności dotyczy danych, które LeadYa otrzymuje od dostawcy zewnętrznego (Google, Zoom, Microsoft, Apple) wyłącznie wtedy, gdy Użytkownik – Klient LeadYa lub osoba działająca w jego imieniu – samodzielnie połączy z Serwisem swoje konto u tego dostawcy i udzieli zgody na ekranie dostawcy.

2. Połączenie jest dobrowolne. Bez niego moduł Calendar działa w ograniczonym zakresie (bez sprawdzania zajętości w kalendarzu zewnętrznym, zapisu wydarzeń i automatycznych linków do spotkań online).

3. W pozostałym zakresie stosuje się Polityka Prywatności LeadYa, w szczególności §3 (prawa osób, których dane dotyczą), §4 (odbiorcy danych) i §6 (zabezpieczenia).

§3 Dane, do których uzyskujemy dostęp

Nie wnioskujemy o uprawnienia szersze, niż jest to niezbędne do działania wskazanych funkcji.

§4 Sposób wykorzystania danych

1. Dane otrzymane od dostawcy wykorzystujemy wyłącznie do świadczenia i ulepszania funkcji widocznych dla Użytkownika w Serwisie i w Calendar LeadYa, to jest do: (a) wyliczania wolnych terminów na stronie rezerwacji, (b) zapisu, przełożenia i anulowania wydarzeń oraz spotkań online dla rezerwacji, (c) wyświetlania statusu połączenia, (d) logowania – w przypadku Logowania przez Google, a także (e) zapewnienia bezpieczeństwa i wykrywania nadużyć.

2. Nie wykorzystujemy tych danych do reklam, w tym reklam spersonalizowanych, retargetingu ani profilowania marketingowego; nie sprzedajemy ich; nie wykorzystujemy ich do oceny zdolności kredytowej ani w celu udzielania pożyczek.

3. Nie przekazujemy tych danych dostawcom modeli sztucznej inteligencji i nie wykorzystujemy ich do opracowywania, ulepszania ani trenowania modeli sztucznej inteligencji lub uczenia maszynowego, w tym modeli ogólnego przeznaczenia.

4. Pracownicy i współpracownicy LeadYa nie odczytują tych danych, chyba że: (a) Użytkownik wyraził na to zgodę dla konkretnych danych, np. w ramach zgłoszenia do wsparcia, (b) jest to niezbędne ze względów bezpieczeństwa, w tym do zbadania nadużycia, (c) wymagają tego przepisy prawa, albo (d) dane zostały zagregowane i zanonimizowane i są wykorzystywane do utrzymania Serwisu zgodnie z prawem.

§5 Przechowywanie i zabezpieczenie

1. Dane przechowujemy na serwerach Usługodawcy w Europejskim Obszarze Gospodarczym.

2. Przechowujemy wyłącznie: (a) tokeny dostępu i odświeżania otrzymane od dostawcy oraz – w przypadku kalendarza Apple – Apple ID i hasło aplikacji, zaszyfrowane algorytmem AES-256, (b) identyfikatory i nazwy kalendarzy wskazanych przez Użytkownika, (c) identyfikatory, terminy i linki wydarzeń oraz spotkań utworzonych dla rezerwacji, (d) adres e-mail i nazwę połączonego konta.

3. Informacje o zajętości pobieramy w chwili wyliczania wolnych terminów. Nie zapisujemy tytułów, opisów, lokalizacji ani uczestników wydarzeń z kalendarza Użytkownika, które nie zostały utworzone przez Calendar LeadYa.

4. Połączenie z dostawcami i z Serwisem jest szyfrowane (HTTPS/TLS), a dostęp do baz danych mają wyłącznie upoważnione osoby w zakresie niezbędnym do utrzymania Serwisu.

§6 Udostępnianie danych

1. Nie udostępniamy danych otrzymanych od dostawców osobom trzecim, z wyjątkiem:

• a) gościa rezerwującego spotkanie – widzi on wyłącznie wolne terminy, bez szczegółów zajętych wydarzeń, a po rezerwacji otrzymuje dane spotkania i link do rozmowy;
• b) samego dostawcy – w ramach wywołań jego interfejsu na polecenie Użytkownika (np. utworzenie wydarzenia w Kalendarzu Google albo spotkania w Zoom);
• c) organów i podmiotów uprawnionych na podstawie przepisów prawa;
• d) następcy prawnego w razie połączenia, przejęcia lub sprzedaży przedsiębiorstwa – wyłącznie po uzyskaniu uprzedniej, wyraźnej zgody Użytkownika i z zachowaniem niniejszych zasad.

2. Google, Zoom, Microsoft i Apple przetwarzają dane w kontach Użytkownika na podstawie umów zawartych przez Użytkownika z tymi dostawcami i zgodnie z ich politykami prywatności; mogą przy tym przekazywać dane poza EOG. LeadYa nie przekazuje im danych ponad to, czego wymaga funkcja uruchomiona przez Użytkownika.

3. Dane gości przekazywane do kalendarza lub spotkania (imię i nazwisko, adres e-mail, notatka do rezerwacji) przetwarzamy w imieniu Klienta jako podmiot przetwarzający na zasadach Umowy Powierzenia (Załącznik nr 2 do Regulaminu); administratorem tych danych jest Klient.

§7 Podstawa prawna

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – niezbędność do wykonania Umowy o świadczenie usług, w zakresie funkcji uruchomionej przez Użytkownika, a w zakresie bezpieczeństwa i obrony roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes Usługodawcy).

§8 Okres przechowywania, odłączenie i usunięcie

1. Dane przechowujemy do czasu odłączenia integracji przez Użytkownika albo zakończenia Umowy.

2. Integrację można odłączyć w każdej chwili: w Calendar LeadYa w Ustawieniach → Zainstalowane aplikacje → Usuń, a ponadto u dostawcy, np. na stronie myaccount.google.com/permissions (Google) lub w ustawieniach aplikacji Zoom Marketplace. Usunięcie integracji w Calendar LeadYa niezwłocznie usuwa zapisane tokeny; cofnięcie dostępu u dostawcy natychmiast je unieważnia.

3. Na żądanie przesłane na adres support@leadya.app usuniemy wszystkie przechowywane dane otrzymane od dostawcy w terminie 30 dni, z wyjątkiem danych, które musimy zachować na podstawie przepisów prawa.

4. Wydarzenia i spotkania utworzone wcześniej w kalendarzu lub koncie Użytkownika pozostają w tym kalendarzu lub koncie, dopóki Użytkownik ich nie usunie.

§9 Zasady dotyczące danych z interfejsów API Google (Limited Use)

Wykorzystywanie i przekazywanie przez LeadYa do jakiejkolwiek innej aplikacji informacji otrzymanych z interfejsów API Google jest zgodne z Zasadami dotyczącymi danych użytkownika w usługach Google API (Google API Services User Data Policy), w tym z wymaganiami dotyczącymi ograniczonego użytkowania (Limited Use).

§10 Prawa Użytkownika i zmiany

1. Użytkownikowi przysługują prawa opisane w §3 Polityki Prywatności LeadYa, w tym prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia i sprzeciwu, a także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

2. O istotnych zmianach tej części Polityki Prywatności informujemy w Serwisie przed ich wejściem w życie. W razie rozbieżności między wersją polską a angielską rozstrzyga wersja polska.

LeadYa Privacy Policy – connected third-party accounts

Effective: 22 October 2026. This document is an integral part of the LeadYa Privacy Policy (Annex 3 to the Terms of Service) and applies to the LeadYa service (leadya.ai, leadya.app, leadya.pro) and to the Calendar LeadYa module available at calendar.ovh (test environment: calendar.hotfix.turbot.pro). In case of discrepancies the Polish version prevails.

1. Controller and contact

The controller is TURBOT SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, ul. Świętego Wincentego 25B, 50-252 Wrocław, Poland, KRS 0001007368, NIP 8952250346, REGON 523893148 ("LeadYa"). Contact: support@leadya.app (subject: "GDPR").

2. Scope

This part covers data LeadYa receives from Google, Zoom, Microsoft or Apple only when a user connects their own account and grants consent on the provider's screen. Connecting is optional.

3. Data we access

• Google Calendar and Google Meet (openid, userinfo.email, userinfo.profile, calendar.readonly, calendar.events): email address, name and profile picture to identify the connected account; the calendar list and busy times of the calendars the user selects for conflict checking, to calculate free slots; creating, updating and deleting events in the destination calendar chosen by the user, only for meetings booked through Calendar LeadYa, including a Google Meet link.
• Zoom (meeting:write:meeting, meeting:read:meeting, meeting:read:list_meetings, meeting:update:meeting, meeting:delete:meeting, user:read:settings): the user's meeting settings and creating, reading, updating and deleting Zoom meetings only for meetings booked through Calendar LeadYa.
• Microsoft Teams, if enabled (User.Read, OnlineMeetings.ReadWrite, offline_access): basic profile and creating online meetings only for meetings booked through Calendar LeadYa.
• Apple (iCloud) calendar: Apple ID and an app-specific password created by the user (CalDAV), used for busy times and booked events as described for Google Calendar.
• Sign in with Google, if enabled (openid, userinfo.email, userinfo.profile): email, name and account identifier only to sign the user in to their LeadYa account.

4. How we use the data

We use this data only to provide and improve user-facing features: calculating available slots, creating, rescheduling and cancelling booked events and online meetings, showing the connection status, signing in, and keeping the service secure. We do not use it for advertising (including personalised advertising or retargeting), we do not sell it, we do not use it to determine creditworthiness or for lending, we do not share it with AI model providers and we do not use it to develop, improve or train artificial intelligence or machine learning models, including generalised models. Our staff do not read this data unless the user has given affirmative consent for specific data (for example in a support request), it is necessary for security purposes such as investigating abuse, it is required by law, or the data has been aggregated and anonymised for internal operations in compliance with applicable law.

5. Storage and security

Data is stored on LeadYa servers in the European Economic Area. We store only access and refresh tokens (and, for Apple, the Apple ID and app-specific password) encrypted with AES-256, the IDs and names of the calendars the user selects, the IDs, times and links of events and meetings created for bookings, and the email and name of the connected account. Busy times are fetched when available slots are calculated; we do not store titles, descriptions, locations or attendees of events in the user's calendar that were not created by Calendar LeadYa. All connections use HTTPS/TLS.

6. Sharing

We do not share data received from providers with third parties except: (a) the guest booking a meeting, who sees only free slots (never the details of busy events) and receives the meeting details and link; (b) the provider itself, when calling its API at the user's request; (c) authorities where required by law; (d) a successor in a merger, acquisition or sale of assets, only after obtaining the user's explicit prior consent and subject to this policy. Guest data placed in events (name, email, booking note) is processed on behalf of the LeadYa customer under the Data Processing Agreement (Annex 2 to the Terms of Service).

7. Legal basis

Article 6(1)(b) GDPR (performance of the service contract for the feature the user enables) and, for security and legal claims, Article 6(1)(f) GDPR (legitimate interest).

8. Retention, disconnection and deletion

We keep the data until the user disconnects the integration or the contract ends. Users can disconnect at any time in Calendar LeadYa (Settings → Installed apps → Remove), which promptly deletes the stored tokens, or at the provider, e.g. myaccount.google.com/permissions, which immediately invalidates them. On request to support@leadya.app we delete all stored provider data within 30 days, except data we must retain by law. Events already created in the user's calendar stay there until the user deletes them.

9. Google API Services – Limited Use

LeadYa's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

10. Your rights

Users have the rights described in section 3 of the LeadYa Privacy Policy, including access, rectification, erasure, restriction, portability and objection, and the right to lodge a complaint with the Polish supervisory authority (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).